Med en tydligt utformad faktura spar företaget mycket tid. Sannolikheten att få pengar inbetalda på rätt konto vid den tidpunkt som företaget och dess kund kommit överens om ökar med en faktura som är lätt att läsa.
Dessutom blir informationen från Bankgirot om utförda inbetalningar bättre. Det innebär att företaget inte behöver lägga ner en massa tid på att skicka betalningspåminnelser och räntefakturor. Genom att hämta och sända betalningsinformationen elektroniskt, kan arbetet effektiviseras ännu mer.
Företaget slipper det manuella pappersarbetet samtidigt som risken för att göra fel minimeras. Företaget kommer spara mycket tid i arbetet med reskontran och bokföringen.
Vi har samlat vad du och din kund bör tänka på vid utformning av en korrekt faktura.
Det ska vara enkelt för mottagaren att läsa fakturan och utföra betalningen korrekt.
Markera viktiga uppgifter
Rama gärna in de uppgifter som är viktiga på fakturan. Det underlättar för betalaren att ange rätt identifikation vid betalningen - det vill säga de uppgifter du vill ha tillbaka för att kunna matcha och pricka av fakturan. Vi rekommenderar att du markerar fakturanumret på ett särskilt kraftigt och iögonfallande sätt (se exempel). Detta har blivit allt viktigare i och med att antalet betalningar via bankernas Internettjänster ökat.
Råd och anvisningar
Referensbegreppet är nyckeln till att kunna identifiera betalningen och pricka av den i kundreskontran, vars programvara ska matcha betalningen. Detta referensbegrepp kallas även referensnummer eller fakturanummer. Bankgirot har utarbetat råd och anvisningar för utformning och placering av referensnummer/fakturanummer.
Fakturanummer
- Ange fakturanumret som referensnummer på inbetalningsavin
Om du bifogar en förtryckt inbetalningsavi med fakturan (oavsett om detta är en OCR-avi eller en "vanlig" inbetalningsavi), bör referensnumret på avin vara detsamma som fakturanumret. Om du använder olika begrepp, finns risken att betalaren väljer att registrera det "felaktiga", vilket får till följd att det i vissa fall inte blir möjligt att matcha och pricka av fakturan automatiskt.
Exempel på på en rätt utformad bankgirofaktura med OCR och rätt uformad bankgirofaktura finns till höger.
- Ange fakturanumret tydligt
Placera alltid fakturanummer eller referensnummer i fakturans övre högra hörn och markera tydligt att detta är det begrepp din kund ska använda vid betalning (se exempel). Om du använder Bankgiro Inbetalningar, ska referensbegreppet tryckas i kodraden på avin. Om din kund utför sin betalning via sin banks Internettjänst eller via Leverantörsbetalningar är det ju detta begrepp du vill att kunden ska registrera. Instruera även dina kunder att om de skriver ut egna inbetalningsavier så ska de ange fakturanumret längst upp till vänster i meddelandefältet på sin avi. Detta för att öka möjligheterna för Bankgirot att "hitta" fakturanumret på avin.
- Använd korta fakturanummer
Ju färre siffror du använder i ditt fakturanummer desto mindre risk för att din kund registrerar fakturanumret fel. Vissa betalare använder sig av programvaror som inte kan hantera fakturanummer med mer än nio siffror. Om ditt fakturanummer är längre, blir det avkortat, med konsekvensen att ditt sökprogram kanske inte hittar det vid matchningen mot kundreskontran.
- Inled inte fakturanumret med nollor
Det har visat sig svårt att förutsäga hur betalare hanterar inledande nollor i fakturanummer; en del kunder registrerar dessa, andra inte. Det innebär att fakturanumret får en annan längd än den ursprungliga, vilket innebär att sökprogrammen för matchning mot kundreskontran inte kan hitta fakturanumret.
- Använd inte streck eller blanktecken i fakturanumret
Av samma anledning som du inte bör ha inledande nollor i ditt fakturanummer, bör det inte heller innehålla bindestreck eller blanktecken.
- Använd checksiffra i fakturanumret
En checksiffra enligt 10-modul (liknande den sista siffran i t ex personnummer) används för att underlätta upptäckt av exempelvis felregistrering. Om ditt system kan hantera det, använd gärna en checksiffra i fakturanumret. Det innebär bättre matchningsresultat eftersom fakturanumret kan kontrolleras genom hela betalningskedjan. Observera att i Bankgiro Inbetalningar är en checksiffra i faktura-/referensnumret obligatoriskt.
Övrigt
- Om betalaren använder egna inbetalningsavier
Om du väljer att inte bifoga en inbetalningsavi till din faktura eller om betalaren av andra skäl väljer att skriva ut en egen inbetalningsavi, är det viktigt att du ger honom anvisning om att fakturanumret ska skrivas längst uppe till vänster i meddelandefältet på inbetalningsavin.
- Använd OCR-avi utan ifyllda belopp vid behov
Vissa betalare behöver betala ett annat belopp än det som faktureraren fyllt i på den utskickade OCR-avin. Då använder betalaren i stället i en annan betalningsavi där han själv kan skriva i beloppet. Fakturera dessa betalare med OCR-avier utan ifyllt belopp, så blir betalningarna redovisade i OCR-filen.
- Fakturera tillräckligt ofta
Om fakturering sker med för stort intervall, finns en risk att betalaren tappar bort den utskickade OCR-avin. Hittar betalaren inte avin vid betalningstillfället använder han eller hon andra betalningsavier och betalningen blir inte redovisad i OCR-filen.
Inramningen av fakturanummer på det sätt som visas på bilden är fastställd av SIS (Standardiseringen i Sverige) i den nya standarden för svenska fakturor.
Inramningen samt i standarden angivna anvisningar för utformning av fakturanummer är framtagna i samarbete mellan Bankgirot och PlusGirot inom Allmänna Standardiseringsgruppen - handläggande organ inom SIS. Standarddokumentets namn är SS 61 41 14 Handelsdokument - Blankett för anbudsförfrågan, anbud, beställning och faktura med och utan inbetalningskort.
Besök SIS hemsida www.sis.se.